Piirien ja yhdistysten toiminnanraportointi

Piirien ja yhdistyksien toiminnanseuranta muuttui vuonna 2021. Kaikki tapahtumat tulee kirjata yhdistysten verkkosivujen tapahtumakalenteriin. Tämä on ehtona sille, että piireille voidaan maksaa suoritusperusteista piiritukea, ja että piirit ja yhdistykset voivat hakea projektitukea. Tapahtumaraportoinnin ansiosta liitto pystyy reaaliaikaisesti seuraamaan, mitä paikallistasolla tapahtuu ja hyödyntämään tätä tietoa mm. tiedottamisessa ja edunvalvonnassa.

Kuinka tapahtumakalenteria täytetään?

Kun kirjaudutaan yhdistyssivuille, niin aluksi ohjausnäkymän yläpalkin valikosta + Uusi tulee valita Tapahtuma. Tämän jälkeen lisätään otsikko, mahdollinen lyhyt kuvaus (ei pakollinen) ja tämän jälkeen sisältö, jossa kerrotaan tarkemmin itse tapahtumasta.

Alkamispäivä ja loppumispäivämäärä tulee seuraavaksi täyttää. Mikäli kyseessä on säännöllinen, toistuva tapahtuma, voi alkamispäiväksi laittaa ensimmäisen tapahtumapäivän ja loppumispäiväksi viimeisen tapahtumapäivän. Toinen vaihtoehto toistuville tapahtumille on luoda ensin yksi tapahtuma yhdelle ajankohdalle, julkaista se ja mennä vasemman valikkopalkin kohtaan Tapahtumat, etsiä kyseinen tapahtuma sieltä, siirtää kursori tapahtuman kohdalle ja klikata Luo kopio (englanniksi Duplicate This). Tällöin tapahtuma monistuu eli tulee toinen vastaavanlainen tapahtuma. Monistamisen voi toistaa niin monta kertaa kuin haluaa.

Tapahtumakalenterin syöttö jatkuu niin, että tämän jälkeen tapahtumassa valitaan sijainti. Seuraavaksi on mahdollisuus lisätä ilmoittautumislomake. Kyseinen lomake on ns. kovakoodattu eli kenttiä ei ole mahdollista muokata, vaan kaikille tulee samanlainen ilmoittautumislomake.

Tässä kohtaa seuraavat kentät jätetään tyhjäksi: Ammuttujen laukausten lukumäärä, Osallistujien lukumäärä ja Tapahtumien lukumäärä.

Lopuksi valitaan toimintamuoto. Tämä on tärkeä kohta toiminnanseurannan kannalta, jotta tapahtuma kirjautuu oikean kategorian alle. Ensi valitaan yläkategoria. Näitä ovat:

– Ampumataitoa ylläpitävä toiminta
– Prosenttiammunta
– Maanpuolustustahtoa ylläpitävä toiminta
– Kenttäkelpoisuutta ylläpitävä toiminta
– Kilpailu
– Koulutus
– Veteraani- ja perinnetyö
– Hallinto
– Viestintä
– Sidosryhmätoiminta

Tämän jälkeen tulee valita alakategoria (mikäli sellaisia on). Lähtökohtana on se, että Toimintamuoto-laatikoon tulee laittaa vähintään yksi raksi.

Lopuksi klikataan Julkaise-painiketta.

Raportointi tapahtuman jälkeen

Kun tapahtuma on päättynyt eli aikaisemmin syötetty loppumispäivämäärä ylitetty, niin tapahtuma poistuu nettisivuilta näkyvistä, mutta jää edelleen ohjausnäkymään. Seuraavaksi tulee palata tapahtumaan, jonne pääsee klikkaamalla ohjausnäkymän vasemmasta valikkopalkista Tapahtumat ja valitsemalla sieltä kyseisen tapahtuman. Tämän jälkeen tulee mennä sivun alaosaan ja syöttää Ammuttujen laukausten lukumäärä, Osallistujien lukumäärä ja Tapahtumien lukumäärä.

HUOM! Viimeiseen kenttään eli Tapahtumien lukumäärä -kenttään on syötettävä vähintään yksi tai mikäli kyseessä toistuva tapahtuma (esim. viikoittainen ampumavuoro), niin kokonaislukumäärä. Tätä kenttää ei saa jättää tyhjäksi!

Kun nämä tiedot on syötetty, niin tulee mennä sivun alaosaan ja klikata Päivitä-painiketta. Näin liitto saa toiminnanseurantaa koskevat, tärkeät tiedot ja piirit voivat saada suoritusperusteista piiritukea.

Tapahtumaraportin ulos ottaminen

Uutena ominaisuutena on tapahtumaraportin ulos ottaminen WordPressistä. Tämä helpottaa yhdistyksen toimintakertomuksen laatimista, kun yhdistys saa kootusti tiedot koko kuluvan vuoden toiminnasta. Raportin ulos ottamiseen tarvitsee Excel-ohjelman.

Kirjalliset ohjeet vaihe vaiheelta löytyvät täältä.