Muutos toiminnanseurannassa 2021 eteenpäin
Piirien ja yhdistyksien toiminnanseuranta muuttuu vuodesta 2021 lähtien. Jatkossa kaikki tapahtumat tulee kirjata uusien yhdistyssivujen tapahtumakalenteriin. Tämä on ehtona sille, että piireille maksetaan suoritusperusteista piiritukea. Uuden tapahtumaraportoinnin ansiosta liitto pystyy reaaliaikaisesti seuraamaan, mitä paikallistasolla tapahtuu ja hyödyntämään tätä tietoa mm. tiedottamisessa.
Kuinka tapahtumakalenteria täytetään?
Kun kirjaudutaan uusille yhdistyssivuille, niin aluksi ohjausnäkymän yläpalkin valikosta + Uusi tulee valita Tapahtuma. Tämän jälkeen lisätään otsikko, mahdollinen lyhyt kuvaus (ei pakollinen) ja tämän jälkeen sisältö, jossa kerrotaan yksityiskohtaisemmin itse tapahtumasta.
Alkamispäivä ja loppumispäivämäärä tulee seuraavaksi täyttää. Mikäli kyseessä on säännöllinen, toistuva tapahtuma, voi alkamispäiväksi laittaa ensimmäisen tapahtumapäivän ja loppumispäiväksi viimeisen tapahtumapäivän. Toinen vaihtoehto toistuville tapahtumille on luoda ensin yksi tapahtuma yhdelle ajankohdalle, julkaista se ja mennä vasemman valikkopalkin kohtaan Tapahtumat, etsiä kyseinen tapahtuma sieltä, siirtää kursori tapahtuman kohdalle ja klikata Duplicate This. Tällöin tapahtuma monistuu eli tulee toinen vastaavanlainen tapahtuma. Monistamisen voi toistaa niin monta kertaa kuin haluaa.
Tapahtumakalenterin syöttö jatkuu niin, että tämän jälkeen tapahtumassa valitaan sijainti. Seuraavaksi on mahdollisuus lisätä ilmoittautumislomake. Kyseinen lomake on ns. kovakoodattu eli kenttiä ei ole mahdollista muokata, vaan kaikille tulee samanlainen ilmoittautumislomake.
Seuraavaksi siirrytään tapahtuman yläosaan ja aletaan täyttämään toista saraketta. Julkaisu-laatikossa on muun muassa mahdollista muuttaa tapahtuman julkaisuajankohtaa. Mikäli tähän ei tee muutoksia, niin tapahtuma tulee heti näkyviin yhdistyssivuille, kun klikkaa Julkaise-painiketta.
Lopuksi valitaan toimintamuoto. Tämä on tärkeä kohta toiminnanseurannan kannalta, jotta tapahtuma kirjautuu oikean kategorian alle. Ensi valitaan yksi yläkategoria. Näitä ovat:
– Ampumataitoa ylläpitävä toiminta
– Kenttäkelpoisuutta ylläpitävä toiminta
– Kilpailu
– Koulutus
– Maanpuolustustahtoa ylläpitävä toiminta
– Muu toiminta
– Veteraani- ja perinnetyö
Tämän jälkeen tulee valita alakategoria (mikäli sellaisia on). Muutamalla yläkategorialla ei ole alakategorioita. Toiminnanseurannan kannalta liitto haluaa saada tiedon keskeisistä reserviläistoiminnan muodoista. Kaikki toiminta yhdistyksissä ja piireissä on tärkeää, mutta toiminnanseurannan kannalta ei ole tarpeellista raportoida saunailloista tai risutalkoista.
Tarvittaessa voi asettaa tapahtumalle artikkelikuvan. Lopuksi mennään hieman ylöspäin ja klikataan sinisellä pohjalla olevaa Julkaise-painiketta.
Raportointi tapahtuman jälkeen
Kun tapahtuma on päättynyt eli aikaisemmin syötetty loppumispäivämäärä ylitetty, niin tapahtuma poistuu nettisivuilta näkyvistä, mutta jää edelleen ohjausnäkymään. Seuraavaksi tulee palata tapahtumaan, jonne pääsee klikkaamalla ohjausnäkymän vasemmasta valikkopalkista Tapahtumat ja valitsemalla sieltä kyseisen tapahtuman. Tämän jälkeen tulee mennä sivun alaosaan ja syöttää Ammuttujen laukausten lukumäärä sekä Osallistujien lukumäärä. Kun nämä tiedot on syötetty, niin tulee mennä sivun yläosaan ja klikata sinistä Päivitä-painiketta. Näin liitto saa toiminnanseurantaa koskevat, tärkeät tiedot ja piirit voivat saada suoritusperusteista piiritukea.
Katso lyhyt ohjevideo tapahtumakalenterin käytöstä
Haasteita yhdistyssivujen päivittämisessä?
Mikäli ilmenee haasteita sivujen päivittämisessä tai tapahtumakalenterin käytössä, niin olethan yhteydessä liiton tiedottajaan Antti Pynttäriin tai järjestöpäällikkö Suvi Saloon soittamalla numeroon 09 4056 2010 tai laittamalla sähköpostia osoitteeseen tiedotus(at)reservilaisliitto.fi.
Talven aikana tullaan järjestämään kolme yhdistyssivujen sisällönsyötön webinaaria, joissa harjoitellaan muun muassa tapahtumakalenterin käyttöä. Osallistujia mahtuu 15/ webinaari.
Mikäli piirit haluavat järjestää yhdistyksille oman koulutusillan yhdistyssivujen päivittämisestä ja tapahtumakalenterin käytöstä, niin olkaa yhteydessä liiton tiedottajaan Antti Pynttäriin.