Försvarsregistret som upprätthålls av Reservistförbundet rf är ett gemensamt medlemsregister för Reservistförbundet rf, Finlands Reservofficersförbund rf, Försvarsgillenas förbund rf, Reservisternas idrottsförbund rf och kvinnornas försvarsförbund Maanpuolustusnaisten Liitto rf. I registret lagras personuppgifter, adressuppgifter och övriga uppgifter som behövs i föreningsverksamheten om personmedlemmar som tillhör förbundens medlemsenheter (föreningar, klubbar, gillen). Uppgifterna används också som beställarregister för de ovan nämnda förbundens publikationer. I Försvarsregistret lagras också uppgifter med anknytning till system som upprätthålls av medlemsgrupperna för medlemmar som har skytte som hobby.
Personuppgiftsansvarig och kontaktperson
Reserviläisliitto – Reservistförbundet ry
FO-nummer 0224028-6
Döbelnsgatan 2 E, 00260 Helsingfors
Kontaktperson: Anna Mutanen
09 4056 2010
jasenasiat@reservilaisliitto.fi
Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@reservilaisliitto.fi
Reservistförbundet rf, Finlands Reservofficersförbund rf, Försvarsgillenas förbund rf, och kvinnornas försvarsförbund Maanpuolustusnaisten Liitto rf är centralförbund för sina medlemsföreningar, och centralförbundens medlemmar och organ består av olika registrerade föreningar. Försvarsregistret innehåller organisatoriska uppgifter om alla dessa sammanslutningar (föreningar, klubbar, gillen, distrikt), vilka är nödvändiga med tanke på medlemsregistrets funktion. I fråga om personer innehåller registret bl.a. följande uppgifter med anknytning till personer och medlemskap:
– förnamn och efternamn samt medlemsnummer och medlemstyp
– kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress)
– födelsedatum, kön, kontaktspråk
– uppgifter om yrke och/eller examen
– uppgifter om försvarsgren, militärgrad och vapenslag samt uppgifter om Reservofficersskola och reservofficerskurs – uppgifter om medlemskap i de ovan nämnda förbundens föreningar inklusive start- och slutdatum samt uppgifter om möjliga förtroendeuppdrag, tidningsprenumerationer och utbildarbehörigheter
– bankförbindelse och betalningsuppgifter som behövs för fakturering av medlemsavgift samt betalningshistorik
– uppgifter om verksamhetsskydd och relaterade betalningsuppgifter
– marknadsföringsförbud och andra förbud mot utlämnande av uppgifter
– uppgifter om SRA-registreringar, såsom skytte-id, kursdeltagande och betalningsuppgifter.
– medlemskontakter och relaterad korrespondens
Uppgifterna i Försvarsregistret erhålls huvudsakligen från medlemmarna själva. Uppgifterna i registret upprätthålls och kompletteras av den personuppgiftsansvariges tjänstemän samt av tjänstemän eller förtroendepersoner hos förbunden, distrikten och föreningarna. Medlemmarna har möjlighet att rätta och komplettera sina egna uppgifter via internet eller genom att kontakta den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige korrigerar på eget initiativ eller på den registrerades begäran utan oskäligt dröjsmål uppgifter som den personuppgiftsansvarige får kännedom om att är felaktiga eller behöver kompletteras.
I Försvarsregistret behandlas inte uppgifter som tillhör särskilda kategorier av personuppgifter. I Försvarsregistret sker inget automatiskt beslutsfattande, såsom profilering.
Personuppgifter och andra uppgifter i Försvarsregistret används bl.a. i anslutning till de ovan nämnda organisationernas
1. fakturering av medlemsavgifter och relaterad redovisning av medlemsavgifter,
2. informering och postning av olika organisationspublikationer,
3. allmänna organisationsarbete, -verksamhet, -informering, -forskning och -utbildning,
4. möjliggörande av skytte som hobby,
5. organisering och produktion av frivilligverksamhet och evenemang,
6. kommunikation och marknadsföring
Till organisationsverksamhet räknas även utarbetande av olika slags medlemshistoriker samt behandling och beviljande av utmärkelser baserade på varaktigheten av medlemskapet i organisationen.
Grunden för behandlingen av personuppgifter är den lagstadgade skyldigheten att upprätthålla ett medlemsregister och de registrerade personernas samtycke samt den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse i anslutning till organisationsarbete, -verksamhet, -informering, -forskning och -utbildning. Den registrerade kan när som helst återkalla sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter. Uppgifterna raderas om det inte med stöd av lagen eller ett berättigat intresse finns något skäl att spara uppgifterna. Den registrerade har rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas eller motsätta sig behandlingen av personuppgifter. Medlemskap i en medlemsförening som tillhör de ovan nämnda förbunden är dock inte möjligt utan personuppgifter (namn och födelsedatum samt postadress eller e-postadress) i Försvarsregistret.
Uppgifter om en medlem lagras i Försvarsregistret så länge personen är medlem i en medlemsförening som tillhör de ovan nämnda förbunden eller så länge det i övrigt är nödvändigt att lagra uppgifterna på grund av organisationsarbete, -verksamhet, -informering, -forskning och -utbildning. Efter att medlemskapet har upphört lagras personuppgifter i Försvarsregistret i två år, om inte personen själv kräver att omedelbart få sina uppgifter raderade från registret. Vissa medlemsuppgifter kan behöva lagras en längre tid på grund av bokförings- eller andra lagar.
En person kan påverka insamlingen, behandlingen och användningen av uppgifter om hen bl.a. på följande sätt:
1. Granskning och korrigering av personuppgifter. Den registrerade har rätt att granska och korrigera sina uppgifter via internet med användning av elektroniska ärenden (eAsiointi). Dessutom kan den registrerade begära att få sina uppgifter skriftligt genom att skicka e-post till adressen jasenasiat@reservilaisliitto.fi. Då skickas uppgifterna till den adress personen har uppgett i Försvarsregistret inom en månad. En person kan också besöka den personuppgiftsansvariges verksamhetslokaler för att granska sina uppgifter. Då ska personen styrka sin identitet.
Korrigeringar av personuppgifter kan göras per e-post till adressen
jasenasiat@reservilaisliitto.fi, per brev till adressen Reservistförbundet rf / medlemsregister, Döbelnsgatan 2 E, 00260 Helsingfors eller per telefon på numret (09) 4056 2010. Förutom uppgifterna som ska ändras eller korrigeras ska medlemmen dessutom uppge till vilken förening hen hör.
2. Förbud mot utlämnande av uppgifter. En medlem kan förbjuda utlämnande av sina uppgifter för marknadsföringsändamål i samband med att personen blir medlem eller när som helst senare. Dessutom kan en medlem kategoriskt förbjuda utlämnande av sina personuppgifter till utomstående aktörer.
Följande förbud kan fastställas för en person på personens önskemål:
– Ingen post alls
– Förbud mot utlämnande av uppgifter
– Direktmarknadsföringsförbud
Genom att välja ”Ingen post alls” kan den registrerade förbjuda alla övriga brev och e-postmeddelanden förutom faktureringen av medlemsavgifter och kontakter som gäller den registrerade personligen. Förbud mot utlämnande av uppgifter innebär att den registrerades personuppgifter inte utlämnas till någon tredje part, till exempel Posten, eller för en tredje parts direktmarknadsföring. Direktmarknadsföringsförbud innebär att den registrerades uppgifter inte används för marknadsföringskommunikation från förbunden eller tredje parter.
3. Radering av personuppgifter från registret. Den registrerade kan när som helst på de sätt som beskrivs i punkt 1 kräva att få sina personuppgifter raderade från registret eller kräva att användningen av personuppgifterna begränsas. Medlemskap i en medlemsförening som tillhör de ovan nämnda förbunden är dock inte möjligt utan personuppgifter i Försvarsregistret. Vissa medlemsuppgifter kan behöva lagras en längre tid på grund av bokförings- eller andra lagar.
4. Rätt att granska sina personuppgifter. Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige begära åtkomst till personuppgifter som gäller den registrerade, rätt att begära att uppgifterna i fråga rättas eller raderas eller att behandlingen begränsas eller motsätta sig behandling samt rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat. Den registrerade kan utöva dessa rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige per e-post, telefon eller post. Kontaktuppgifter finns i början av denna beskrivning.
5. Klagomål till tillsynsmyndigheten. Den registrerade har rätt att vända sig till dataombudsmannen om den registrerade upplever att behandlingen av den registrerades personuppgifter inte är lämplig. Dataombudsmannens kontaktuppgifter finns på dataombudsmannens webbplats: www.tietosuoja.fi.
Uppgifterna om den registrerade behandlas av den personuppgiftsansvariges tjänstemän samt av tjänstemän eller förtroendepersoner hos förbunden, distrikten och föreningarna. Rätten att behandla den registrerades personuppgifter har möjliggjorts för respektive behandlare endast i den omfattning det är nödvändigt. Till exempel kan föreningsanvändare endast se medlemmarna i sin egen förening. Personuppgifter behandlas endast av sådana personer vars uppgiftsbeskrivning inkluderar användning av registret och antalet föreningar och användare har begränsats. Den registrerades uppgifter kan också behandlas av den personuppgiftsansvariges avtalspartner i anslutning till uppgifter inom it-underhåll och it-stöd.
Personuppgifter och andra uppgifter i Försvarsregistret utlämnas till Reservistförbundets och andra i registret införda förbunds företagssamarbetspartner och underleverantörer i samband med bl.a. utskrifter och postning av medlemsavgiftsfakturor och -kort, för postning av medlemstidningar, för forskningsändamål och i anslutning till systemet för dem som har skytte som hobby.
Försvarsregistrets databas jämförs regelbundet med Postens databas främst för att hålla adress- och andra kontaktuppgifter uppdaterade. Ibland (mer sällan än en gång per år) jämförs personuppgifter också med andra företags uppgifter för att hålla uppgifterna om telefonnummer uppdaterade. Till detta anknyter utlämnande av uppgifter mellan Reservistförbundet och de ovan nämnda företagen.
Dessutom utlämnas uppgifter ibland (årligen eller mer sällan) till övriga aktörer för ändamål som har att göra med organisationsarbete, -verksamhet, -informering, -forskning och -utbildning samt direktmarknadsföring. Ändamålet med personuppgifterna avgränsas separat i samband med varje utlämnande. Respektive förbund beslutar separat och självständigt om utlämnande av personuppgifter. Personuppgifter lämnas inte ut när det gäller personer som har förbjudit utlämnande av sina personuppgifter.
Uppgifter i Försvarsregistret överförs inte utanför EU- eller EES-området.
Data innehållet i Försvarsregistret och säkerhetskopiorna av innehållet förvaras på en server hos it-samarbetspartnern som upprätthåller systemet. Samarbetspartnern följer de allmänt godkända branschstandarderna för att skydda personuppgifterna i registret samt förhindrar och följer upp eventuella informationssäkerhetsproblem som upptäckts i systemet i enlighet med avtalet. Avsiktliga eller oavsiktliga brott mot användarrättigheterna har förhindrats. Under användningen krypteras förbindelsen med https-skydd. Händelser med anknytning till medlemsavgifter är krypterade och användare av registret har inte åtkomst till detaljerade betalningsuppgifter såsom kontonummer eller kortuppgifter.
När personuppgifter i registret överförs till exempel till företagssamarbetspartner och underleverantörer används en krypterad dataöverföringskanal eller kryptering av filmaterialet. Reservistförbundet använder en krypterad e-posttjänst vars användning beskrivs på Reservistförbundets webbplats.
Användarnamnen och lösenorden till Försvarsregistret är personliga. Användarnamn och lösenord överlåts endast till en sådan tjänsteman eller förtroendeperson som med stöd av sin ställning har rätt att behandla register- och personuppgifter. Användarrättigheterna begränsas i varje fall utifrån den organisationsnivå (förbund, distrikt, förening) på vilken den aktuella tjänstemannen eller förtroendepersonen är verksam. En skriftlig anvisning har utarbetats om användningsvillkoren. Vid inloggning används tvåfaktorsautentisering. Den registrerades uppgifter behandlas i enlighet med god informationsförvaltningssed och dataskyddsprinciperna.
I samband med elektroniska ärenden i Försvarsregistret är användarnamnet det egna medlemsnumret och lösenordet har definierats av personen själv.
Material från medlemsregistret som arkiveras i pappersform, främst redovisning med anknytning till medlemsavgiftsfakturering, betalning av fakturor och relaterad redovisning, förvaras i låsta skåp så länge lagen kräver det. Därefter förstörs materialet med beaktande av dataskyddsprinciperna.
Reservistförbundets kontaktuppgifter finns i början av denna beskrivning
Den personuppgiftsansvarige förbehåller sig rätten att ensidigt ändra denna beskrivning. Du hittar den aktuella beskrivningen på Reservistförbundets webbplats.
6.4.2020
Version 1.0
31.8.2022
Uppdatering