Nettisivustosta jäsenpalveluportaali

Reserviläisliiton uusi nettisivusto on avattu tänään. Kyseessä on ensimmäinen askel kohti jäsenpalveluportaalia, jonka kautta jäsenet sekä yhdistykset ja piirit voivat jatkossa hoitaa asiointinsa liiton kanssa. Tavoitteena on siirtyä mahdollisimman monien asioiden osalta sähköiseen asiointiin, jossa tiedot siirtyvät internetin kautta käytössä oleviin järjestelmiin.

Tänään valmistunut, uudistuksen ensimmäinen vaihe sisältää lähinnä Reserviläisliiton perussivuston sekä erilaisia, sähköisiä lomakkeita. WordPress-pohjainen sivusto on aiempaa vapaammin räätälöitävissä, jonka myötä sen sisältö voi elää aiempaa enemmän. Kuvat ovat entistä hallitsevammassa roolissa ja tekstit vastaavasti lyhyempiä. Sivunäkymä skaalautuu eri päätelaitteisiin sopivaksi ja mobiilikäyttö on aiempaa vaivattomampaa.

Piiri- ja yhdistyssivustot sekä Ekstranet säilyvät toistaiseksi vanhassa järjestelmässä mutta niiden kirjautumisosoite vaihtuu. Helpoiten näille sivuille pääsee uuden järjestelmän Ohjeet ja lomakkeet -kohdasta, joka löytyy Yhdistyksille -kokonaisuuden alta. Kirjautuminen tapahtuu vanhoilla tunnuksilla.

Uutena jäsenpalvelukanavana tulee käyttöön chat, joka on näillä näkymin käytössä puhelinaikojen ulkopuolella eli klo 08.00 – 11.00 ja klo 14.00 – 16.00. Palvelussa päivystää päivittäin vaihtuva liiton toimihenkilö, joka vastaa erilaisiin Reserviläisliiton sekä Maanpuolustusrekisterin toimintaan liittyviin kysymyksiin. Tavoitteena on siirtää puhelimitse ja sähköpostilla nyt tapahtuvaa asiointia ainakin osaksi chattiin.

Toinen vaihe valmistuu loppuvuoteen mennessä

Jäsenpalveluportaalin rakentaminen jatkuu lähikuukausina. Uudistuksen toisessa vaiheessa portaali integroidaan Maanpuolustusrekisteriin, jonka myötä jäsentietojen päivittämisen ja ampumaturvan hankinnan voi tehdä portaalissa. Jäsen näkee siellä myös keskeiset, jäsenyyksiinsä liittyvät tiedot sekä laskut. Myös yhdistyksille ja piireille avataan kanava rekisteritietojen päivittämistä varten. Molemmat voi tehdä samoilla käyttäjätunnuksilla.

Myös jäsenyyden haussa käytetty nettilomake uusiutuu. Henkilö täyttää jatkossa tietonsa muutamassa vaiheessa, jonka myötä lomakkeen täyttäminen helpottuu ja järjestelmään jää jälki myös kesken jääneistä täyttöyrityksistä. Annetut henkilötiedot siirtyvät automaattisesti Maanpuolustusrekisteriin, jossa ne aiempaan tapaan menevät yhdistyksille käsiteltäviksi.

Syksyn aikana otetaan käyttöön uudet yhdistys- ja piirisivustot. Nekin ovat aiempaa vapaammin muokattavissa ja käytettävän päätelaitteen mukaan skaalautuvat. Sivuille syötetään jatkossa tiedot järjestettävistä tapahtumista ja tilaisuuksista, joista portaali kokoaa automaattisesti yhdistys- ja piirikohtaisia ja valtakunnallisen toimintakalenterin.

Kun tapahtuma on ohi, kalenteriin syötetään paikalla olleiden tiedot, jonka myötä saadaan reaaliaikaista tietoa reserviläistapahtumien ja -kilpailujen osallistujamääristä. Tämän voi tehdä kätevästi vaikkapa kännykällä. Järjestelmä korvaa nykyisen seurantajärjestelmän, jossa yhdistykset keräävät tietoja pitkin vuotta ja toimittavat ne liittoon seuraavan vuoden alussa.

Yhdistys- ja piirisivustojen käyttöönotto on haastava prosessi, koska käytössä on tällä hetkellä yli 150 erilaista sivustoa. Tämänhetkisenä suunnitelmana on kouluttaa piireihin tukihenkilöt, jotka opastavat yhdistyksiä uuden järjestelmän käyttöönotossa. Koulutustilaisuus ajoittunee vuoden viimeisiin kuukausiin.

Reserviläisliiton jäsenpalveluportaalin suunnittelu alkoi jo runsas vuosi sitten. Mukana työssä ovat olleet sivustotoimittaja Evermade Oy, SEK Oy ja Kehätieto Oy. Mallia on otettu mm. vakuutusyhtiöiden ja pankkien vastaavista asiakaspalveluportaaliratkaisuista.

Suunnittelutyötä täydennetään kuluvan syksyn aikana Maanpuolustusrekisterin asiakaspalveluprosessien kartoituksella ja uuden asiointiprosessin sekä -kanavien suunnittelulla, jossa siinäkin on tavoitteena palveluprosessien ja -kanavien sähköistäminen sekä yleinen modernisointi. Rekisteriä käyttävät Reserviläisliiton ohella myös Suomen Reserviupseeriliitto, Maanpuolustuskiltojen liitto ja Maanpuolustusnaisten Liitto.

Jäsenpalveluportaalimme rakentamista ovat taloudellisesti tukeneet Maanpuolustuksen kannatussäätiö ja Aliupseerien Huoltosäätiö, joiden myöntämällä tuella kyetään kattamaan noin puolet portaalin kokonaiskustannuksista. Reserviläisliitto kiittää nöyrimmästi molempia säätiöitä.