Jäsenhuolto

Yhdistystoiminnan keskeisimpiä osa-alueita on yhteydenpito omaan jäsenistöön. Jäseniä voi lähestyä säännöllisesti esim. yhdistyksen toiminnasta ja yleistilanteesta kertovilla sähköposteilla tai krijeillä, joissa jäsenet kutsutaan mukaan yhdistyksen eri toimintoihin. Myös piirilehteä käytetään usein tässä tarkoituksessa mutta sitä ei välttämättä koeta henkilökohtaiseksi kuten kirjettä tai sähköpostia.

Säännöllisen yhteydenpidon myötä yhdistyksen jäsenet saavat tietoa yhdistyksen toiminnasta ja huomaavat, että heidät huomioidaan muutoinkin kuin jäsenmaksun maksamisen yhteydessä. Aivan liian usein jäsenyyteen liittyvä yhteydenpito rajoittuu piiri- ja Reserviläinen-lehtiin sekä vuotuiseen jäsenmaksulaskuun.

Jäsenkirjeistä aiheutuvia kustannuksia voi karsia lähettämällä kirjeet mahdollisimman monelle jäsenelle sähköpostin välityksellä. Jäsenistön sähköpostiosoitteet kannattaa ilmoittaa liiton jäsenrekisteriin, jolloin ne ovat yhdistyksen käytettävissä ns. nettijäsenrekisterin kautta. Sähköposteja voi nykyisin lähettää jäsenille suoraan rekisteristä.

Myös tekstiviestien käyttö on tehokas tapa pitää yhteyttä jäsenistöön. Monien operaattorien kanssa voi tehdä sopimuksen ryhmätekstiviestien lähettämisestä. Ajan tasalla olevat kännykkänumerot löytyvät nettijäsenrekisteristä.

Uusien jäsenten huomionti

Uuden jäsenen odotukset ovat usein korkealla. Into kuitenkin sammuu nopeasti, jos yhdistys ei huomioi uutta jäsentä eikä tämä osaa hakeutua itse mukaan toimintaan. Niinpä uusien jäsenten huomiointi on tärkeää. Minimitasollaan se voidaan hoitaa ottamalla esim. kirjeitse tai sähköpostilla yhteyttä uusiin jäseniin pian liittymisen jälkeen. Vielä parempi on, jos yhdistys järjestää erillisiä tilaisuuksia uusille jäsenilleen.

Reserviläisliitto huomioi uudet jäsenet lähettämällä heille sähköpostiviestin, jossa on linkki Reserviläisliiton kotisivuille. Siellä on uusille jäsenille oma alasivu, josta saa tietoa liiton toiminnasta, jäseneduista ja muista asioista. Mikäli uuden jäsenen sähköpostiosoitetta ei ole tiedossa, hänelle lähetetään postitse ns. tervetulopaketti. Paketti sisältää myös tarjouksen liiton ampuma- ja senioriturvasta.

Uusien jäsenten tiedot voi selvittää internetissä toimivasta jäsenrekisteristä milloin tahansa. Mikäli henkilö on liittynyt jäseneksi liiton nettisivujen kautta, ovat hänen henkilötietonsa lähteneet samalla sähköpostitse myös asianomaiselle yhdistykselle.

Maksutilanteen seuranta

Yhdistyksen jäsenmäärän seuranta on tärkeää, koska se mahdollistaa reagoinnin esim. jäsenmäärän yllättävään laskuun. Maksutilanteen kehitystä ja maksamattomia jäseniä voi seurata Maanpuolustusrekisterin avulla. Yhdistysten luottamushenkilöille on annettu käyttöoikeus rekisteriin.

Tiedottaminen

Myös tiedottaminen on yhdistystoiminnan kannalta keskeistä. Reserviläisyhdistyksenkin tulee tiedottaa toiminnastaan sekä omille jäsenilleen että ulkopuolisille. Tällä saavutetaan mm. seuraavia asioita:
  • Kontakti omiin jäseniin säilyy ja samalla he saavat tietoa toimintamahdollisuuksista.
  • Yhdistykseen hakeutuu uusia jäseniä, kun reserviläistoimintaa käsitellään paikkakunnan tiedotusvälineissä.
  • Tiedottamisen avulla yhdistys toteuttaa yhtä perustehtäväänsä eli ylläpitää ja vahvistaa kansalaisten maanpuolustustahtoa.
  • Tiedottaminen ja reserviläistoiminnan käsittely tiedotusvälineissä helpottaa myös yhdistyksen varainhankintaa.

Aktiivijäsenten palkitseminen

Aktiivisessakin yhdistyksessä toiminnasta vastaa käytännössä pieni ydinjoukko, jonka suuruus vaihtelee yhdistyksittäin. Tämän jäsenryhmän huomioiminen on tärkeää, jotta he jaksavat jatkaa luottamustehtäviensä hoitamista. Palkitseminen edesauttaa myös uusien henkilöiden saamista yhdistyksen johtotehtäviin.

Huomioimiseen voidaan käyttää esim. kunnianimityksiä, ylennysesityksiä, kunniakirjoja, standaareja, erilaisia mitaleja, piirin ja liiton huomionosoituksia sekä valtiollisia huomionosoituksia. Huomioimisen tulee tapahtua julkisesti.

Huomionosoitusasioiden käsittelystä on syytä muodostaa vuosittainen rutiiniasia. Se voidaan tehdä esim. käsittelemällä nämä asiat aina vuoden ensimmäisessä yhdistyksen hallituksen tai johtokunnan kokouksessa. Tällöin anomukset ehditään tehdä ja käsitellä asianomaisilla tahoilla vielä saman vuoden aikana.

Kiusallisilta jääviysongelmilta vältytään, kun huomionosoitusasioiden käsittelyä varten perustetaan oma toimielin. Esim. yhdistyksen entistä puheenjohtajista tai muista aktiivivaikuttajista koostuva elin voi vuosittain käydä läpi yhdistyksen jäsenet ja tehdä esityksiä palkittavista yhdistyksen hallitukselle tai johtokunnalle.