Hallinto

Yhdistyksen tulee aina huolehtia siitä, että ainakin yhdistyksen sääntömääräinen perushallinto hoidetaan asianmukaisesti. Tämä tarkoittaa käytännössä sääntömääräisten kokousten pitämistä, lakien ja asetusten mukaista kirjanpitoa sekä siihen liittyen tilinpäätöksen laatimista vuosittain. Lisäksi on huolehdittava siitä, että toimintasuunnitelma ja -kertomus tulevat laadituiksi. Mikäli toiminnan taso on pieni, tulee nämä hoitaa vähintään maininnalla kevät- ja syyskokouksen pöytäkirjoissa.

Lisäksi yhdistyksen tulee huolehtia siitä, että sillä on nimettynä puheenjohtaja ja hallitus. Mikäli varapuheenjohtajia ei valita, on nimenkirjoitusoikeus myönnettävä puheenjohtajan lisäksi ainakin yhdelle henkilölle. Lisäksi on huolehdittava siitä, että johtohenkilöitä koskevista muutoksista ilmoitetaan asianmukaisesti Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteritoimistoon. Sen voi hoitaa liiton kautta tai suoraan.

Yhdistyksen tulee huolehtia myös muusta toiminnan kannalta keskeisestä perushallinnosta. Käytännössä tämä tarkoittaa mm. seuraavia asioita:
  • Tieto yhdistyksen jäsenmaksusta toimitetaan vuosittain liittoon erityisesti, jos se on muuttunut. Näin estetään virheelliset laskutukset. Samalla tulee ilmoittaa myös mahdollisesti muuttunut pankkitilitieto, jotta jäsenmaksutilitykset sujuvat ongelmitta.
  • Yhdistys ilmoittaa liittoon ja piirin yhteyshenkilön vuosittain. Lisäksi ainakin yhdistyksen puheenjohtajan tai muun tiedottamisesta vastaavan henkilön sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero tulee ilmoittaa liittoon. Tällä varmistetaan se, että yhdistys pysyy mukana liiton ja piirin postituksissa. Tietoa tulee säännöllisesti sekä sähköpostilla että perinteisellä postilla.
  • Yhdistys pitää yhteyksiä ainakin omaan piiriinsä. Näin se voi vaikuttaa piirin yhdistyksiä koskettava päätöksiin sekä pysyy ajan tasalla reserviläistoiminnasta ja sen kulloisistakin painopistealueista.

Luottamusmiesten vaihtuvuudesta huolehtiminen

Yksi hyvin toimivan yhdistyksen perustekijöistä on toiminnan johtamisesta ja sen käytännön järjestelyistä huolehtivien luottamusmiesten jatkuva etsiminen ja vetäjien kierrätys eri tehtävissä. Jos toiminta on vuosikausia samojen jäsenten harteilla, seuraa siitä yleensä, ettei toiminta uusiudu ja vetäjät väsyvät. Tästä on helposti tuloksena toiminnan hiipuminen ja jäsenmäärän kääntyminen laskuun.

Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää myös jatkuvuuteen. Erityisesti puheenjohtajan vaihdosta kannattaa valmistella niin, että tehtävään halukkaat toimivat ennen valintaa 1 – 2 vuotta varapuheenjohtajina. Tänä aikana he saavat kokemusta yhdistyksen johtamisesta.